직장에서의 효과적인 서면 커뮤니케이션

직장에서의 서면 커뮤니케이션은 종종 의도와는 다르게 해석될 수 있다. 예를 들어, 'As per my last email'이라는 표현은 상대방에게 이미 전달한 내용을 다시 언급하며 불만을 나타내는 것처럼 들릴 수 있다. 이러한 표현은 상대방의 선택을 무시하거나, 듣지 않았다는 인상을 줄 수 있다. 따라서 이러한 표현을 사용할 때는 더 따뜻하고 직접적인 대안을 고려하는 것이 중요하다. 'As I mentioned' 대신에 다시 내용을 명확히 전달하는 것이 좋다. 'I think...'와 같은 표현은 더 솔직하고 자신감 있게 의견을 전달할 수 있다.

또한, 'Fine'이나 'Noted'와 같은 간단한 응답도 상황에 따라 상대방에게 상처를 줄 수 있다. 이러한 표현은 상대방이 진정으로 동의하는지 아니면 불만을 품고 있는지를 알 수 없게 만든다. 따라서 이러한 표현을 사용할 때는 주의가 필요하다. 만약 어떤 표현이 불쾌하게 느껴진다면, 즉시 수정하는 것이 좋다.

감정적으로 격앙된 상태에서 작성한 메시지는 즉시 보내지 말고, 잠시 후에 다시 검토하는 것이 바람직하다. 이렇게 하면 메시지를 수정할 수 있는 기회를 얻고, 때로는 아예 보내지 않아도 되는 경우를 발견할 수 있다. 감정이 얽힌 대화는 전화나 영상 통화로 진행하는 것이 좋으며, 이메일로 여러 번 주고받는 것은 상황을 악화시킬 수 있다.

이메일은 특정 작업에 매우 유용하지만, 잘못된 상황에서는 오히려 해가 될 수 있다. 따라서 이메일을 사용할 때는 그 용도를 잘 이해하고, 필요할 경우 전화로 간단한 대화를 나눈 후에 요약된 내용을 이메일로 보내는 것이 효과적이다. 이러한 커뮤니케이션 방식의 차이를 아는 것이 중요하다.

Source: creativeboom.com